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Einladungsmanagement

Inhalte#

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Einleitung#

Wie in der allgemeinen Rollout-Einleitung beschrieben, werden von fiskaltrust beim Rollout der fiskaltrust.Middleware drei Partnerrollen unterschieden:

  • KassenHersteller (PosCreator)
  • KassenHändler (PosDealer)
  • und KassenBetreiber (PosOperator)

Grundvoraussetzung für die Verwendung des fiskaltrust.Portals als Rolloutmanagement-Tool ist die Registrierung und Zuordnung der oben genannten Partner im fiskaltrust.Portal (https://portal.fiskaltrust.de). Hierzu registriert sich als erster der KassenHersteller selbständig und erfasst sein(e) KassenSystem(e) (POS-System) im Portal. Danach lädt er pro KassenSystem seine dazugehörigen KassenHändler zur Registrierung ein. Für die Einladung verwendet er die Einladungsfunktion im Portal. Die registrierten KassenHändler laden dann als nächstes ebenfalls über das fiskaltrust.Portal ihre KassenBetreiber ein. Dadurch entsteht die eindeutige, systemweite Zuordnung der KassenBetreiber zu ihrem KassenHändler und der KassenHändler zum KassenSystem des KassenHersteller:

Partner-Rollen

Der Registrierungs- und Einladungs-Prozess ist wie folgt gestaltet:

  1. Der KassenHersteller registriert sich im fiskaltrust.Portal, aktiviert die Rolle "KassenHersteller" und unterzeichnet digital den dazugehörigen Kooperationsvertrag mit fiskaltrust. Dann erfasst er seine KassenSysteme im fiskaltrust.Portal und sendet mit Hilfe des fiskaltrust.Portals pro KassenSystem Einladungen zur Zuordnung an seine KassenHändler. Dabei sendet das fiskaltrust.Portal automatisiert die Einladungs-Emails an die KassenHändler.
  2. Der KassenHändler erhält die Einladungs-Email und klickt auf den Link zur Registrierung. Als erstes setzt er sein Passwort, wählt die Partnerrolle: "KassenHändler" und unterzeichnet digital den dazugehörigen Kooperationsvertrag mit fiskaltrust.
  3. Nun kann der KassenHändler seine KassenBetreiber über das fiskaltrust.Portal einladen und sich zuordnen lassen. Das ist wichtig, denn er muss später den Massenrollout der fiskaltrust.Middleware über das fiskaltrust.Portal vornehmen.
  4. Der eingeladene KassenBetreiber erhält daraufhin die Einladungs-Email von fiskaltrust, drückt den Link zur Registrierung, setzt sein Passwort und unterschreibt die Nutzungsvereinbarung, damit die fiskaltrust.Middleware auf seiner Kasse installiert werden darf.

Einladungsprozess

Im Folgenden wird im Detail beschrieben, wie die einzelnen Schritte im Einladungsprozess vorzunehmen werden und auf welche Aspekte dabei besonders zu achten ist. Wir teilen dabei die Beschreibung in folgende zwei Kapitel auf:

KassenHersteller laden KassenHändler ein#

Die KassenHersteller integrieren die fiskaltrust.Middleware in ihr Kassensystem (POS-System). Sie müssen sich dafür im fiskaltrust.Portal selbständig registrieren. Des Weiteren müssen KassenHersteller bei der Registrierung im fiskaltrust.Portal, die Rolle "KassenHersteller" (PosCreator) wählen, den Kooperationsvertrag mit fiskaltrust digital unterzeichnen und Ihr Kassensystem (POS-System) im fiskaltrust.Portal eintragen. Die Registrierung des KassenSystems ist die Voraussetzung zur Einladung der KassenHändler. Bitte laden Sie so früh wie möglich Ihre KassenHändler ein, denn die KassenHändler benötigen genügend Zeit zum Einladen der KassenBetreiber und zum Vorbereiten und Testen des Massenrollout.

Als erstes müssen Sie dazu Ihr(e) KassenSystem(e) im fiskaltrust.Portal eintragen/registrieren. Danach können Sie über das eingetragene KassenSystem die dazugehörigen KassenHändler einladen und somit dem KassenSystem zuordnen.

KassenSystem (POS-System) eintragen#

Als KassenHersteller können Sie wie folgt Ihr KassenSystem (POS-System) im fiskaltrust.Portal registrieren:

  1. Klicken Sie den Menüpunkt KassenSysteme an. Sie gelangen zur Übersicht Ihrer registrierten KassenSysteme:

Übersicht KassenSysteme

  1. Klicken den "Hinzufügen" Button um Ihr KassenSystem anzulegen. Die Erfassung erfolgt über ein Formular:

Kassensystem erfassen

  1. Nach Eingabe der Daten, können Sie den Button "Erstellen" zum Anlegen des KassenSystems drücken. Daraufhin erscheint erneut die Übersicht, in der nun das erfasste KassenSystem angezeigt wird:

Kassensystem in Übersicht

KassenHändler einladen#

  1. Wie im oberen Bild sichtbar, sind dem neu erfassten KassenSystem noch keine KassenHändler zugewiesen. Drücken Sie auf "Händler" um zur Übersicht der Händler zu gelangen und mit den Einladungen zu beginnen.

Übersicht der Händler

  1. Drücken Sie nun den "Hinzufügen" Button um einen Händler zu erfassen, einzuladen und somit dem KassenSystem zuzuordnen. Geben Sie als nächstes die Email-Adresse des Händlers ein (Email-Adresse des Ansprechpartners - diese wird später zum Login vom Händler verwendet):

Ansprechpartner beim Händler

  1. Drücken Sie nun den "Suchen" Button. Das fiskaltrust.Portal wird den Händler im fiskaltrust System suchen. Falls dieser bereits registriert ist, kann er sofort zugeordnet werden. Ansonsten kommt ein Formular zur Erfassung der Händlerdaten:

Händler erfassen

  1. Drücken Sie nach der Erfassung der Daten im Formular den "Hinzufügen/Einladen" Button. Das fiskaltrust.Portal wird daraufhin eine Einladungs-Email an den KassenHersteller (an den angegebenen Ansprechpartner) senden. In der Übersicht ist nun der Händler als zugeordnet zu sehen:

Händler wurde erfasst

Zudem erhält der KassenHändler zwei Emails (eine Einladungs-Email und eine Zuordnung-Email):

Einladungs-Email an den KassenHändler:

Händler bekommt eine Einladungs-Email

Zuordnungs-Email an den KassenHändler:

Händler bekommt eine Zuordnungs-Email

  1. Als Nächstes drückt der eingeladene Händler den "Link zur Aktivierung", den er in der Einladung-Email erhalten hat. Er gelangt zum fiskaltrust.Portal und muss hier sein Passwort setzen um die Registrierung abzuschließen:

Händler setzt Passwort

  1. Der Händler wird zur "Übersichtseite" seines Accounts im fiskaltrust.Portal weitergeleitet und MUSS hier die Rolle "KassenHändler" aktivieren:

Händler aktiviert Rolle

  1. Durch das Aktivieren der Rolle "KassenHändler" erscheint der Kooperationsvertrag mit fiskaltrust, den der KassenHändler digital unterschrieben muss:

Händler unterschreibt Vertrag

  1. Sobald der Händler den Kooperationsvertrag mit fiskaltrust digital unterschrieben hat wird er zurück zur Übersicht geführt. Hier kann er sehen, dass die Rolle "KassenHändler" aktiviert wurde:

Händler Rolle wurde aktiviert

  1. Dies bekommt der Händler auch per Email mitgeteilt:

Händler bekommt Aktivierungsmail

Damit ist der KassenHändler eingeladen und dem KassenSystem zugeordnet. Er kann nun mit der Einladung seiner KassenBetreiber beginnen.

KassenHändler laden KassenBetreiber ein#

Als KassenHändler müssen Sie Ihre KassenBetreiber (PosOperator) im fiskaltrust.Portal einladen um das fiskaltrust.Portal als Rolloutmanagement-Tool für die fiskaltrust.Middleware und für andere fiskaltrust Produkte nutzen zu können.

Sie können einzelne KassenBetreiber aber auch viele KassenBetreiber gleichzeitig einladen (CSV-Import).

Unter dem Menüpunkt "PosOperator -> Übersicht" können Sie sich die Liste der bereits Ihnen zugeordneten KassenBetreiber anzeigen lassen. Diese Liste ist Anfangs leer:

Übersicht der Betreiber

Um KassenBetreiber einzuladen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Screen "Einladungen" aufrufen. Klicken Sie dazu den Menüpunkt "PosOperator->Einladungen". Hier können Sie die Einladungen vorbereiten und sobald fertig, an Ihre KassenBetreiber mit Hilfe des Portals versenden:

Einladungen der Betreiber

  1. Konfigurieren Sie als nächstes die Einladungs-Email die später an die eingeladenen Betreiber gesendet wird. Sie können hierzu eine PDF Datei anhängen und einen Zusatztext schreiben. Diese werden in die automatisch von fiskaltrust erstellte Einladung-Email übernommen.

Einladungen der Betreiber

  1. Geben Sie zudem an, welche Rechte Sie auf den fiskaltrust.Account des Betreibers haben möchten. Dazu haben Sie folgende Möglichkeiten:
  • "Nur lesen": Sie können sich später in den Account des Betreibers einloggen, können dort aber nichts ändern
  • "Lesen und Schreiben": Sie können sich später in den Account des Betreibers einloggen, können dort alles lesen und schreiben, also zum Beispiel die Konfiguration der fiskaltrust.Middelware anlegen, die sie beim Rollout benötigen werden.
  • "Voll": Sie können sich später in den Account des Betreibers einloggen, können dort alles lesen und schreiben, zudem können Sie im Namen des Betreibers Produkte von fiskaltrust einkaufen und Verträge unterzeichnen.
  • "keine Zugriffsrechte": Sie können sich später nicht in den Account des Betreibers einloggen.
  1. Nun können Sie eine Einladungsliste mit KassenBetreiber anlegen. Dazu können Sie sowohl einzeln KassenBetreiber erfassen als auch viele geleichzeitig über ein CSV-Datei-Import anlegen.

Anlegen der Betreiber

4.1 Einzeln erfassen

Drücken Sie den "Hinzufügen" Button oberhalb der Einladungsliste. Es erscheint ein Formular zum Erfassen der Daten des KassenBetreibers.

Dieses Formular ist in zwei Bereiche unterteilt:

    1. Firmendaten
    1. Benutzerdaten bzw. Accountdaten

Geben Sie zuerst die Firmendaten des KassenBetreibers an. Wichtig: Achten Sie darauf hier die Firmen-Emailadresse anzugeben (z.B. info@...), und nicht die Email-Adresse des Benutzers (z.B. josef.mayer@...). Falls der KassenBetreiber nur eine Email-Adresse besitzt, können Sie sie hier natürlich ebenfalls verwenden.

Betreiber einzeln erfassen

Geben Sie danach die Benutzerdaten für den Account an. D.h. die Daten der Person, die den Account auf Seite des KassenBetreibers verwalten wird. Wichtig: die hier angegebene Email-Adresse wird später zum Einloggen verwendet, es sollte also nicht die Firmen-Email-Adresse sein, sondern die des Benutzers der den Account verwalten wird. Falls der KassenBetreiber nur eine Email-Adresse besitzt, können Sie sie hier natürlich ebenfalls verwenden.

Betreiber einzeln erfassen

Drücken Sie "Speichern" im Formular um den Listeneintrag anzulegen. Der neue Eintrag erscheint in der Einladungsliste:

Eintrag in Einladungsliste

4.2. Viele Einträge gleichzeitig anlegen

Alternativ zu Einzelerfassung können Sie eine CSV-Datei mit mehreren Einträgen importieren. Laden Sie dazu zuerst die Vorlage herunter (Button: "Demo CSV-Datei herunterladen"). Füllen Sie diese analog zur Einzelerfassung für mehrere Betreiber aus (siehe oben):

CSV-Einladungsliste

Wählen Sie die ausgefüllte Datei von Ihrem Rechner aus (Button: "Datei auswählen") und importieren Sie die Einträge, indem Sie den Button "Importieren" drücken:

Mehrere Betreiber einladen

Die eingelesenen Einträge erscheinen daraufhin in der Einladungsliste.

  1. Nachdem Sie Einträge in Einladungsliste hinzugefügt haben (siehe oben), sind die dazugehörigen KassenBetreiber noch nicht eingeladen. Sie können nun alle hier erfassten KassenBetreiber auf einmal einladen und Ihnen zuordnen (Button: "Alle KassenBetreiber zuordnen") oder einzelne KassenBetreiber aus der Liste einladen und Ihnen zuordnen (Briefumschlag Button im Listeneintrag):

Alle oder einzeln aus der Liste einladen und zuordnen

Der KassenBetreiber bekommt daraufhin die Einladungs-Email, in der er über weitere Schritte informiert wird. Die Email beinhaltet auch den von Ihnen in der Konfiguration angegebenen Zusatztext und angehängte PDF-Datei (falls angegeben - siehe oben, Pkt. 2):

Betreiber bekommt Email

Der KassenBetreiber wird in der Email aufgefordert einen Link zu drücken um die Registrierung abzuschließen. Er wird dadurch zum fiskaltrust.Portal weitergeleitet und muss hier als erstes sein Passwort setzen:

Betreiber setzt Passwort

Als nächstes wird dem KassenBetreiber die Nutzungsvereinbarung angezeigt. Diese MUSS er digital unterschreiben, sonst kann die fiskaltrust.Middleware nicht ausgerollt werden.

Betreiber unterzeichnet Nutzungsvereinbarung

Der Betreiber gilt erst mit Unterschrift der Nutzungsvereinbarung als vollständig Ihnen zugeordnet und hat dann im fiskaltrust.Portal den Status "aktiv". Er erscheint in der Übersicht Ihrer KassenBetreiber unter PosOperator->Übersicht. Die Liste ist bei Aufruf leer. Sie müssen die Einträge über die Suche anzeigen lassen:

Betreiber zugeordnet und aktiv

Der Firmenname des KassenBetreibers wird in der Liste der Benutzer mit einem Link hinterlegt, sobald der Status "aktiv" gesetzt ist. Drücken Sie den Link, um in den Account des KassenBetreibers zu wechseln. Diese Funktion nennen wir "Surrogate-Funktion". Sie loggen sich dadurch in den Account des KassenBetreibers ein. Sie können später diese Funktion nutzen, um die Konfiguration der auszurollenden fiskaltrust.Middleware Instanz im Account des KassenBetreibers vorzunehmen.

Sollte der Eintrag noch den Status "inaktiv" haben, so wurde die Nutzungsvereinbarung noch nicht vom KassenBetreiber unterschrieben.

Betreiber inaktiv

Fordern Sie den KassenBetreiber auf, die Nutzungsvereinbarung digital zu unterschreiben.

  1. Wiederholen der Einladung eines KassenBetreibers durch einen KassenHändler

6.1. Sollte der KassenBetreiber die Einladungs-Email nicht erhalten haben, so können Sie diese mit Hilfe der Funktion zur individuellen Einladung eines KassenBetreibers erneut auslösen, wie unter Punkt 5. KassenHändler laden KassenBetreiber ein beschrieben.

6.2. Eine weitere Möglichkeit ist, den "Protokoll"-Button zu verwenden.

Einladungsprotokoll aufrufen

Das Protokoll der, in der Vergangenheit versendeten Einladungen, wird angezeigt. Hier können Sie nun im dazugehörigen Listeneintrag mit Hilfe eines Buttons die Einladung-E-Mail erneut senden lassen:

Einladungs-Email erneut senden lassen

6.3. Link per E-Mail selbst versenden:

Mit Klick auf den Button "Link in die Zwischenablage kopieren" operator-invitation-button-copy_link wird der Link kopiert, mit welchem der KassenBetreiber dem KassenHändler zuzuordnen ist. Danach kann der Link durch den KassenHändler mit eine individuellen Methode (z.B. durch eine Mail aus dem privaten E-Mail-Account eines Mitarbeiters des KassenHändlers) an den KassenBetreiber gesendet werden.

Standorte für KassenBetreiber anlegen#

Sobald sich ein KassenBetreiber über die Einladung eines KassenHändlers im fiskaltrust.Portal registriert hat und die Nutzungsvereinbarung digital unterschrieben hat, legt das fiskaltrust.Portal automatisch einen Standort (Hauptstandort) mit den Stammdaten der Firma an. Sollte der KassenBetreiber mehrere Standort betreiben, so müssen diese im fiskaltrust.Portal angelegt werden, denn bei der Konfiguration der fiskaltrust.Middleware muss der genaue Standort (Outlet-Nummer) angegeben werden, damit die Daten separiert werden können. Im Falle einer Finanzprüfung ist der Standort die prüfbare Einheit.

KassenHändler können Standorte für Ihre KassenBetreiber über die Surrogate-Funktion anlegen und editieren. Dazu benötigen Sie zumindest Schreibrechte auf den Account des KassenBetreiber. Sollte Sie als KassenHändler diese Rechte nicht besitzen, so können Sie alternativ den KassenBetreiber bitten die benötigten Standorte selbst anzulegen.

Um als KassenHändler Standorte (Outlets) für Ihren KassenBetreiber anzulegen oder zu editieren, können Sie wie folgt vorgehen:

  1. Loggen Sie sich mit Ihrem Account (als KassenHändler) im fiskaltrust.Portal ein und gehen Sie auf PosOperator -> Übersicht. Drücken Sie hier den "Suchen" Button um dem KassenBetreiber zu finden:

Übersicht der KassenBetreiber

Der gesuchte KassenBetreiber erscheint als Eintrag in der Ergebnisliste. Der Name des KassenBetreibers wird dabei als Link dargestellt.

  1. Drücken Sie den Link um sich in den Account des KassenBetreiber einzuloggen (Surrogate-Funktion). Sie werden zu dem Account des KassenBetreiber weitergeleitet.
  2. Gehen Sie im Menü auf den Firmennamen des KassenBetreiber und drücken Sie auf "Standorte". Eine Übersicht der Standorte des KassenBetreiber erscheint:

Übersicht der Standorte

  1. Sie können hier neue Standorte einzeln anlegen (Button "Fügen Sie einen neuen Standort hinzu") oder mehrere Standorte gleichzeitig aus einer CSV-Datei importieren. Nach dem Anlegen erscheint der neue Standort in der Liste.

Standort angelegt

  1. Drücken Sie nach getaner Arbeit im oberen Bereich rechts den Button "Zu Ihrem Account wechseln" um wieder zurück zu Ihrem KassenHändler Account zu wechseln.

Schlusswort#

Wir hoffen, dass Ihnen der oben beschriebene Leitfaden bezüglich des Einladungsmanagement weitergeholfen hat. Sollten Sie Fragen dazu haben, bitten wir Sie unsere FAQ Liste aufzusuchen. Sollten Sie hier nicht fündig werden, so können Sie uns jederzeit gerne unter info@fiskaltrust.de kontaktieren.

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