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Stammdaten eines KassenBetreibers

Dieses Dokument beschreibt Anforderungen an die Stammdaten eines KassenBetreibers wie Daten des Unternehmens (im weiteren Firmendaten genannt) oder Benutzerdaten. Diese Daten müssen im fiskaltrust.Portal eingegeben, kontrolliert und gepflegt werden. Nur so sind Produkte von fiskaltrust zu verwenden und Features wie ein Fiskalarchiv (FR), ein DSFinV-K Export (DE) oder die Schnittstelle zu DATEV Mein Fiskal (DE) zu nutzen. Die Stammdaten eines KassenBetreibers sind auch für korrekte Unterlagen von KassenHändlern für KassenBetreiber oder Dienstleistungen wie dem Versand von Hardware an Outlets erforderlich.
Daten, welche in diesem Dokument nicht aufgelistet sind:

  • werden von fiskaltrust entweder im Hintergrund automatisiert erzeugt (z.B. TSE Daten für den DSFinV-K Export) oder
  • sind gesetzlich nicht gefordert, oder
  • sind optional und somit für die ordnungsgemäße Funktion nicht zwingend erforderlich.

Das Bereitstellen von Firmendaten durch Anlegen oder Import wird beschrieben. Weiter, wer bzw. welche Rolle (KassenHersteller, KassenHändler, KassenBetreiber, Steuerberater) für die Erzeugung und Wartung dieser Daten verantwortlich ist. Ebenso wird die Prüfung und Aktualisierung von Firmendaten erläutert.

Firmendaten im Überblick#

KassenHändler laden KassenBetreiber im Rahmen des Einladungsmanagements zur Anmeldung und Nutzung des fiskaltrust.Portals ein.

  • Nach dem Anlegen oder dem Import der Daten der KassenBetreiber können KassenHändler unter [PosOperator][Einladungen][Bearbeiten] die Stammdaten der KassenBetreiber kontrollieren und ergänzen.
    Die KassenBetreiber sollten nach der Erstanmeldung im fiskaltrust.Portal die Stamm- und Benutzerdaten unter [Firma][Stammdaten] selbst kontrollieren und gegebenenfalls ergänzen.
  • Nach der Aktivierung durch die Erstanmeldung der KassenBetreiber können KassenHändler mit vollen Berechtigungen auf deren fiskaltrust.Account zugreifen. Die Berechtigungen könnten vom KassenBetreiber unter [PosOperator] --> [Übersicht] begrenzt werden. Dann könnte der KassenHändler aber zum Beispiel die Schnittstelle zu DATEV MeinFiskal nicht vorbereiten und der KassenBetreiber hätte Mehraufwand.

    Wir empfehlen unseren KassenHändlern, Ihre KassenBetreiber aufzufordern, die erfassten Stammdaten zu überprüfen bzw. zu ergänzen.
    Spätestens vor dem ersten Einkauf durch KassenBetreiber oder KassenHändler müssen die Stammdaten korrekt und vollständig eingetragen sein.

Firmendaten bereit stellen#

OptionBeschreibungVorteileNachteile
zusätzliche Rolle: KassenHändler Auto-InvitationIm ersten Schritt holt sich der KassenHändler bei seinen KassenBetreibern das Einverständnis ein, in deren Namen im fiskaltrust.Portal tätig sein zu dürfen.
Die Daten werden mit einer CSV Datei importiert.
Die Empfänger der darin enthaltenen E-Mailadressen werden per E-Mail über den erfolgreichen Abschluss des Prozesses informiert und die Vertragsunterlagen werden zur Dokumentation übermittelt.
Eine größere Anzahl an Betreiber wird in einem Schritt erstellt und ins fiskaltrust.Portal eingeladen.
Der Registrierungsprozess für Betreiber entfällt und stellt kein Hindernis für einen Rollout dar.
Mit dieser Option überprüft oder ergänzt der KassenBetreiber nicht seine Stammdaten.
manuelle ErstellungDie Daten werden manuell im fiskaltrust.Portal unter [PosOperator][Einladung][Hinzufügen] eingetragen.
Der Empfänger der E-Mail wird eingeladen, sich im fiskaltrust.Portal zu registrieren.
Geringer Aufwand für KassenHändler bei einer kleinen Anzahl von KassenBetreibernDer KassenHändler kann den Rollout Prozess nicht weiterführen, solange die Einladung vom KassenBetreiber nicht bestätigt wurden.
Import per CSV-DateiDie Daten werden mit einer CSV Datei importiert. Dazu steht unter [PosOperator][Einladungen] eine Demo CSV-Datei für die Masseneinladung von KassenBetreibern zur Verfügung.
Die Empfänger der E-Mail werden eingeladen, sich im fiskaltrust.Portal zu registrieren.
Eine größere Anzahl an Betreiber wird in einem Schritt erstellt und ins fiskaltrust.Portal eingeladen.Der KassenHändler kann den Rollout Prozess nicht durchführen, wenn vom KassenBetreiber die Einladung nicht bestätigt wurden.

Firmendaten im Detail#

DatenExporte1Finanzamt-
meldung2
fiskaltrust.PortalAnmerkung
Name*PflichtPflichtBitte beachten Sie, dass der (Firmen-)Name mit der handelsrechtlichen Firmierung im Unternehmensregister (Deutschland) / Firmenbuch (Österreich) / SIREN (Frankreich) übereinstimmen muss.
Adresse*PflichtDieser Feldinhalt wird bei der Rechnungsanschrift als Straßenangabe verwendet.
AdresseDieses Feld dient für Adresszusätze zum weiteren Präzisieren der Rechnungsanschrift.
AdresseDieses Feld dient für weitere Adresszusätze zum Präzisieren des Adressaten.
Postleitzahl*PflichtPflichtPostleitzahl für Rechnungsanschrift
Stadt*PflichtPflichtOrtsangabe für Rechnungsanschrift
LandPflichtPflichtWählen Sie ein Land aus der Auswahlleiste, falls der bereits eingestellte Wert nicht passen sollte.
E-MailPflichtDie E-Mailadresse dient als Benutzername. Dieser kann nur bei Benutzername → [Benutzername ändern] geändert werden.
Die E-Mailadresse wird weiter zum Versand von Auftragsbestätigungen und Rechnungen verwendet.
Der Versand an unterschiedliche E-Mailadressen wird nicht unterstützt.
WebseiteHier können Informationen zur Webseite des Accountinhabers eingegeben werden.
FaxHier kann der Faxanschluss des Accountinhabers eingegeben werden..
TelefonHier kann die Telefonnummer des Accountinhabers eingegeben werden..
W-IdNrWirtschafts-Identifikationsnummer, in der Demo CSV-Datei für die Masseneinladung von KassenBetreibern nicht vorhanden.
USt-IdNrEntweder die St.-ldNr. oder die USt-ldNr. muss korrekt eingegeben oder importiert werden.Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, in der Demo CSV-Datei für die Masseneinladung von KassenBetreibern AccountUStIdNr benannt.
St-IdNrEntweder die St.-ldNr. oder die USt-ldNr. muss korrekt eingegeben oder importiert werden.Steuer-Identifikationsnummer, in der Demo CSV-Datei für die Masseneinladung AccountStIdNr benannt.
1 = DSFinV-K/DFKA- Export - Taxonomie Version 2.12 = Finanzamtmeldung (vom Gesetzgeber noch nicht final definiert)

Firmendaten prüfen#

Stammdaten Sie finden im Account des KassenBetreibers unter [Firma][Stammdaten] zwei Prüfungsoptionen für die eingetragenen Daten.

Number 1 Nach dem Import oder dem manuellen Eingeben und Speichern von Firmendaten werden die Angaben bei Adresse, ggf. auch Adresse sowie Postleitzahl und Stadt* geprüft. Sind diese eindeutig zuzuordnen, wird der Standort in der Karte rechts mit einem rotweißen Marker angezeigt. Wird nur Nordeuropa ohne einen Marker angezeigt, ändern Sie die Adressangaben, indem Sie zum Beispiel die Hausnummer in die zweite Zeile eintragen und die Daten erneut speichern. Sollte die Adresse sich nicht erfolgreich lokalisieren lassen, prüfen Sie die Angaben zum Standort.

Number 2 Für die Anmeldung Ihrer Kassen- und Aufzeichnungssysteme und zur korrekten Datenweitergabe sollte eine Datenprüfung erfolgreich durchgeführt werden. Diese prüft ab, ob der bei Name* eingegebene Name der Firma exakt übereinstimmt mit dem Firmenwortlaut im Unternehmensregister (Deutschland) / Firmenbuch (Österreich) / SIREN (Frankreich).

Weiter wird entweder die St.-ldNr. oder die USt-ldNr. abgeglichen, weswegen auch eine von diesen beiden korrekt angegeben werden muss. Dabei erzeugen Leerstellen wie bei DE 123 456 789 Fehler bei der Prüfung. Richtig ist DE123456789. Bei Kapitalgesellschaften aus Deutschland scheitert die Datenprüfung. Bei diesen wird zwar die Identifikationsnummer (USt-Idnr.) geprüft und als korrekt zurück gemeldet. Aber beim Firmennamen wird kein Firmenname, sondern nur "---" zurückgemeldet. Als Workaround können Sie den Firmennamen vor der Prüfung durch drei Minus "---" ersetzen. Danach prüfen Sie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-Idnr.) erneut. Bei positiver Bestätigung den komplette Firmennamen wieder einsetzen und auf eine erneute Datenprüfung verzichten.

Benutzerangaben#

  • Nachdem Anlegen oder dem Import der Daten der KassenBetreiber(#Firmendaten-bereit-stellen) können diese durch den KassenHändler unter [PosOperator][Einladungen][Bearbeiten] kontrolliert und ergänzt werden.
  • Die KassenBetreiber können nach der Erstanmeldung im fiskaltrust.Portal die Benutzerangaben unter [Benutzername][Daten] auch selbst bearbeiten. Die Pflichtangaben sind zur Nutzung des fiskaltrust.Portals notwendig, alle anderen Angaben optional.

Daten der Benutzer bereit stellen#

Mit dem Anlegen oder dem Import der Daten der KassenBetreiber werden die Benutzerdaten festgelegt. Bei der Erstanmeldung der Benutzer dient die E-Mailadresse als Benutzername, ein Passwort wird vom KassenBetreiber selbst vergeben.

Benutzerangaben im Überblick#

DatenExporte1Finanzamt-
meldung2
fiskaltrust.PortalAnmerkung
Anrede
Titel
Vorname*Pflicht
Nachname*Pflicht
Suffix
Adresse...optional
E-Mail*PflichtDie E-Mailadresse dient als Benutzername.
Dieser kann nur bei [Benutzername][Benutzername ändern] geändert werden.
Kontaktangaben...optional
SpracheDie im fiskaltrust.Portal verwendete Sprache wird mit [Automatisch erkennen] aus den Systemeinstellungen übernommen. Die Sprache kann hier geändert werden, Änderungen werden nach dem [Speichern] wirksam..
ZeitzoneDie im fiskaltrust.Portal verwendete Zeitzone wird mit [Detect] aus den Systemeinstellungen übernommen. Die Zeitzone kann hier geändert werden, Änderungen werden nach dem [Speichern] wirksam.
1 = DSFinV-K/DFKA- Export - Taxonomie Version 2.12 = Finanzamtmeldung (vom Gesetzgeber noch nicht final definiert)

Standort (Outlet)#

  • KassenHändler oder KassenBetreiber legen im Account des KassenBetreibers Standorte an.
  • Die Angaben zu einzelnen Standorten sind im Account des KassenBetreibers unter [Firma][Standorte] zu finden.

Standorte

  • Spätestens vor dem ersten Einkauf durch KassenBetreiber oder KassenHändler mit Versand von Hardware an einen Standort müssen die Angaben zum Standort korrekt und vollständig eingetragen sein.

Daten der Standorte bereit stellen#

Die Angaben zu einzelnen Standorten können im Account des KassenBetreibers unter [Firma][Standorte] manuell angelegt werden. Für den Import mehrerer Standorte steht eine Demo CSV-Datei zur Verfügung.

OptionBeschreibungEmpfehlung
manuelle AnlageStandorte des KassenBetreibers werden vom KassenHändler manuell im Account des KassenBetreibers angelegt.Empfohlen für weniger als 25 Standorte eines Betreibers
CSV ImportImport von Standorten mit Hilfe einer Demo CSV-Datei. Der Vorgang ist beim Einladungsmanagement beschrieben.Empfohlen für mehr als 25 Standorte eines Betreibers

Standorte im Überblick#

DatenExporte1Finanzamt-
meldung2
fiskaltrust.PortalAnmerkung
Name*Pflicht
Standort Nummer*PflichtDie 1 und 2 sind für den Hauptstandort belegt. Sie können Nummern ab 3 aufwärts vergeben. In der Demo CSV-Datei für den Massenimport ist das Feld OutletNumber benannt.
Location IDFeld für Steuer-Identifikationsnummer, in der Demo CSV-Datei für den Massenimport LocationId benannt.
Addresse*PflichtDieser Feldinhalt wird bei der Lieferanschrift als Straßenangabe verwendet.
Postleitzahl*Pflicht
Stadt*Pflicht
Bundesland
Bezirk
Land
Kontaktname
Telefon
Fax
Zuständiges FinanzamtPflichtWird für die automatisierte Finanzamtmeldung der TSE-Kasse benötigt.
Feld ist nicht im CSV Import für die Bulk-Import von KassenBetreiber Outlets enthalten!
Feature ist von fiskaltrust noch nicht zur Verfügung gestellt.
1 = DSFinV-K/DFKA- Export - Taxonomie Version 2.12 = Finanzamtmeldung (vom Gesetzgeber noch nicht final definiert)

Agenturen#

  • Vertreiben KassenBetreiber Produkte "im Auftrag von" anderen Unternehmen, werden diese als Agenturen festgelegt.
  • Die Angaben zu Agenturen sind im Account des KassenBetreibers unter [Firma][Agentur] zu finden.

Stammdaten

Agentur-Daten bereit stellen#

Agenturen können im Account des KassenBetreibers unter [Firma][Agenturen] manuell angelegt werden.
Mit der Schaltfläche [Bearbeiten] können diese auch nachträglich geändert werden.

Agentur-Daten im Überblick#

DatenExporte1Finanzamt-
meldung2
fiskaltrust.PortalAnmerkung
Id*PflichtDie Id wird automatisch vergeben und kann nachträglich nicht geändert werden.
Name*Pflicht
Addresse*PflichtDieser Feldinhalt dient als Straßenangabe.
Postleitzahl*Pflicht
Stadt*Pflicht
LandWählen Sie ein Land aus der Auswahlleiste, falls der bereits eingestellte Wert nicht passen sollte.
USt-IdNr**Mindestens eines der Felder,
USt-IdNr oder St-IdNr muss ausgefüllt werden.
St-IdNr**Mindestens eines der Felder,
USt-IdNr oder St-IdNr muss ausgefüllt werden.
1 = DSFinV-K/DFKA- Export - Taxonomie Version 2.12 = Finanzamtmeldung (vom Gesetzgeber noch nicht final definiert)

KassenSysteme (POS-System)#

  • KassenHersteller erstellen KassenSysteme im fiskaltrust.Portal unter [KassenSysteme].
  • Jeder Beleg eines KassenSystem wird eindeutig signiert. Diese Signatur enthält unter anderem Typ und Softwareversion des KassenSystems.
  • Typ und Softwareversion des KassenSystems werden mit Hilfe der ftPosSystemId im sign-request erfasst.
  • Die Kassenseriennummer wird bei der Erstellung einer Queue durch den KassenHändler über das Feld [CashBox Identification ]definiert.

    Ohne diese Angaben zum KassenSystem sind die (archivierten) Belegdaten unvollständig und die darauf basierenden Exporte (z.B. DSFinV-K Export) nicht funktionstüchtig.
    Hinweis für KassenHändler: Sollte der KassenHersteller keine ftPosSystemId erstellt haben, weisen Sie ihn bitte darauf hin und fordern die Eingabe im Portal ein!

POSSystem

KassenSystem im Überblick#

DatenExporte1Finanzamt-
meldung2
fiskaltrust.PortalAnmerkung
Bezeichnung*Pflicht
Marke*Pflicht
Kassentyp
Kassen-SeriennummerPflichtDie CashBox Identification, welche bei der Erstellung einer Queue definiert wird, wird auch für die Kassenseriennummer verwendet und muss daher eindeutig sein.
Terminal-IDPflichtsign-request vom Hersteller
Terminal-Software VersionPflichtAls Major Software Version wird die führende Ziffer der fiskaltrust.Middlewareversion verwendet, die der Erstellung des POS-Systems verwendet wurde.
1 = DSFinV-K/DFKA- Export - Taxonomie Version 2.12 = Finanzamtmeldung (vom Gesetzgeber noch nicht final definiert)

Verantwortlichkeiten#

Nachfolgend wird beschrieben, welche Rolle bezüglich der Verwaltung der Stammdaten für welche Aktivitäten verantwortlich ist, und welche Rollen zu beteiligen sind.

Begriffe#

  • Responsible (R) – verantwortlich (Durchführungsverantwortung), zuständig für die eigentliche Durchführung.
    Die Person, die die Initiative für die Durchführung (auch durch Andere) gibt. Sie kann die Aktivität auch selbst durchführen. Wird auch als Verantwortung im disziplinarischen Sinne interpretiert.
  • Accountable (A) – rechenschaftspflichtig (Kosten-, bzw. Gesamtverantwortung), verantwortlich im Sinne von „genehmigen“, „billigen“ oder „unterschreiben“.
    Die Person, die im rechtlichen oder kaufmännischen Sinne die Verantwortung trägt. Wird auch als Verantwortung aus Kostenstellensicht interpretiert.
  • Support (S) – unterstützend.
    Die Person kann eine unterstützende Rolle spielen oder Betriebsmittel zur Verfügung stellen. In Abgrenzung zu C (Consulted), welche primär Wissen beisteuert, wird S (Support) meist als eine Rolle gesehen, die dem R (Responsible) aktiv Arbeit abnimmt.
  • Consulted (C) – konsultiert.
    Eine Person, die vielleicht nicht direkt an der Umsetzung beteiligt ist, aber relevante Informationen für die Umsetzung hat und deshalb befragt werden soll oder muss.
  • Informed (I) – zu informieren (Informationsrecht).
    Eine Person, die Informationen über den Verlauf bzw. das Ergebnis der Tätigkeit erhält oder die Berechtigung besitzt, Auskunft zu erhalten.

Verantwortlichkeiten im Überblick#

StammdatenKassenHerstellerKassenHändlerKassenBetreiberfiskaltrustSteuerberater
FirmaSR + ACI
StandortSR + ACI
KasseR + AR + A*S** + CI
AgenturSR + ACI

*Gilt nur für die Kassenseriennummer - Die CashBox Identification, welche bei der Erstellung einer Queue durch den KassenHändler definiert wird (R + A), wird auch für die Kassenseriennummer verwendet.

**Weitere für den DSFINV-K benötigte Daten werden durch fiskaltrust automatisiert erzeugt und zur Verfügung gestellt.

Aktualisierung von Stammdaten#

Geänderte Stamm- oder Benutzerdaten stehen nach dem Speichern im fiskaltrust.Portal sofort zur Verfügung. Für die weitere Verarbeitung geänderter Werte bis hin zu Exporten sind weiter Rebuild, Neustart und Kassenabschluss notwendig. Auch Änderungen der POS-Systeme beim KassenHersteller erfordern einen Kassenabschluss.

Aktualisierungen bereit stellen#

Die Aktualisierung von Stamm- oder Benutzerdaten wird erst wirksam, nachdem weitere Bearbeitungsschritte durchgeführt wurden:

  • Stamm- oder Benutzerdaten im fiskaltrust.Portal ändern
  • Rebuild mit den betroffenen CashBoxen des KassenBetreibers
  • Neustart des Launchers für die fiskaltrust.Middleware
  • Kassenabschluss zur Aktualisierung der fiskaltrust.Middleware.

Aktualisierung im Überblick#

  1. KassenHändler oder KassenBetreiber ändern im fiskaltrust.Portal Werte wie [Stammdaten], [Standorte] oder [Agenturen].
  2. Die CashBox wird im fiskaltrust.Portal mit [rebuild configuration] aktualisiert.
  3. Die fiskaltrust.Middleware wird beim KassenSystem neu gestartet. Der Launcher aktualisiert die lokale Konfiguration.
    Damit gelten die neuen Stammdaten, werden für Exporte aber ignoriert bis zum nächsten Kassenabschluss.
  4. Ein Tages-, Monats- oder Jahres-Abschluss-Beleg mit Stammdatenupdate wird von der Kasse an die fiskaltrust.Middleware gesendet.

    Ihr KassenHersteller sollte diese Funktion über einen sogenannten Tages-, Monats- oder Jahres-Abschluss-Beleg mit dem ftReceiptCaseFlag [0x0000000008000000] (https://docs.fiskaltrust.cloud/docs/poscreators/middleware-doc/germany/reference-tables/ftreceiptcase#ftreceiptcaseflag) ins Kassensystem integrieren.

Die Aktualisierung der Stammdaten wird erst nach einem Kassenabschluss mit diesem Beleg übernommen. Die neuen Daten erscheinen im DSFinV-K-Export des nächsten, darauf folgenden Abschlusses.

Vertiefende Informationen#

Massenupdate von CashBoxen